De A a Z pour des statistiques fiables
Le site utilise la methode de revue periodique (Order-Up-To) pour calculer automatiquement les quantites a commander. Le principe est simple :
| Terme | Signification |
|---|---|
| R | Periode de revue = frequence a laquelle on verifie les stocks (par defaut 7 jours) |
| L | Lead time = delai entre la commande et la livraison (specifique a chaque produit/fournisseur) |
| S | Niveau cible = stock maximum theorique qu'on veut atteindre apres livraison |
| SS | Stock de securite = marge pour absorber les variations de consommation |
Le systeme apprend des consommations passees (baseline sur 10 semaines par defaut) pour prevoir les besoins futurs. Plus l'historique est complet et regulier, plus les previsions sont fiables.
Avant d'utiliser le systeme de commandes automatiques, il faut configurer les elements suivants, dans cet ordre :
Commencez par creer chaque fournisseur avec ses coordonnees. Ces informations seront ensuite liees aux produits.
Chaque produit doit etre configure avec ses parametres de base ET ses parametres de commande :
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Nom | Nom du produit | Farine T65 |
| Categorie | "farine" ou "autre" (pour le tri) | farine |
| Unite | kg, L, plaques, pieces... | kg |
| Fournisseur | Fournisseur principal | Moulins Dupont |
| Reference | Code fournisseur (optionnel) | T65-BIO-25 |
| Stock tampon | Stock minimum souhaite (ancien systeme, toujours utilise pour le recap) | 200 |
| Seuil alerte | Niveau d'alerte critique | 50 |
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Jour commande 1 | Premier jour de la semaine ou vous passez commande | Lundi |
| Delai livraison 1 | Nombre de jours entre la commande et la livraison | 3 (commande lundi, livraison jeudi) |
| Jour commande 2 | Deuxieme jour de commande (optionnel, si 2 livraisons/semaine) | Jeudi |
| Delai livraison 2 | Delai pour la 2e commande | 2 |
| Quantite minimum | Quantite minimum de commande (arrondi superieur) | 25 (= sacs de 25kg) |
| Niveau de service | Importance du produit (A, B ou C) | A (critique) |
| Niveau | Service | Usage | Effet |
|---|---|---|---|
| A - Critique | 99% | Matieres dont la rupture arrete la production (farines principales, levure...) | Stock de securite eleve (Z=2.33) |
| B - Standard | 95% | Matieres courantes | Stock de securite moyen (Z=1.65) |
| C - Secondaire | 90% | Matieres a faible impact, facilement remplacables | Stock de securite faible (Z=1.28) |
Les correspondances font le lien entre les noms des ingredients dans vos fichiers Excel d'import et les produits enregistres dans le systeme.
Pourquoi c'est necessaire : dans les fichiers de consommation, un meme produit peut apparaitre sous differents noms (ex: "FARINE T65", "Farine de ble T65", "T65 Bio"). Le systeme doit savoir que ces noms correspondent au meme produit.
Le calendrier indique les jours ou la boulangerie ne produit pas. Par defaut, tous les jours du lundi au samedi sont des jours de production, et le dimanche est un jour de repos.
Marquez comme "ferme" :
Impact sur les calculs : le calendrier affecte directement la prevision de consommation. Si une semaine contient un jour ferie, le systeme prevoit moins de consommation et donc suggere de commander moins.
Les parametres globaux affectent tous les calculs :
| Parametre | Defaut | Description |
|---|---|---|
| Jours de production / semaine | 6 | Nombre de jours de production typiques (lun-sam). Sert a convertir la baseline hebdo en conso/jour. |
| Periode de revue R | 7 jours | Frequence de revision des stocks. 7 = verification hebdomadaire. |
| Z-score niveau A | 2.33 | Facteur de securite pour produits critiques (service 99%) |
| Z-score niveau B | 1.65 | Facteur de securite pour produits standard (service 95%) |
| Z-score niveau C | 1.28 | Facteur de securite pour produits secondaires (service 90%) |
Une fois la configuration initiale terminee, le workflow quotidien est simple :
L'import est l'etape la plus importante pour la fiabilite des stats. Le systeme attend un fichier Excel (.xlsx) contenant les consommations de matieres premieres.
Le stock de chaque produit doit refleter la realite physique. Mettez-le a jour :
Sur le tableau de bord, cliquez directement sur la valeur du stock pour la modifier. La modification est enregistree immediatement.
Deux pages complementaires pour les commandes :
Affiche uniquement les produits dont le stock est inferieur au niveau cible S. Pour chaque produit, le tableau montre :
Le tableau de bord permet de cocher manuellement les produits a commander et de saisir les quantites. La colonne "Suggestion" affiche la quantite calculee automatiquement. Cliquez sur la suggestion pour l'appliquer directement.
Le tableau de bord est la page centrale. Pour chaque produit, vous pouvez :
Le recap par fournisseur regroupe tous les produits a commander par fournisseur, avec les coordonnees de contact, pour faciliter le passage de commande.
Le systeme effectue 4 calculs en chaine pour chaque produit :
La baseline est la consommation moyenne hebdomadaire calculee sur les N dernieres semaines (10 par defaut).
Le systeme calcule aussi la variabilite (ecart-type) de ces consommations hebdomadaires, utilisee pour le stock de securite.
Le stock de securite (SS) est une marge pour absorber les variations de consommation et eviter les ruptures.
Plus le produit est critique (niveau A), plus le stock de securite est eleve. Plus le lead time est long, plus il faut de marge.
Exemple concret :
Le niveau cible S represente le stock qu'on veut avoir apres la prochaine livraison. Il doit couvrir la consommation pendant toute la fenetre R+L, plus une marge de securite.
Si le stock actuel depasse deja le niveau S, la quantite a commander est 0 et le produit n'apparait pas dans la page "A commander".
Le recap permet de comparer, semaine par semaine :
| Couleur | Erreur | Interpretation |
|---|---|---|
| ● Vert | ≤ 10% | Bonne prevision, la baseline est fiable |
| ● Orange | 10-25% | Prevision acceptable mais a surveiller |
| ● Rouge | > 25% | Prevision mauvaise : verifier l'historique ou les correspondances |
La page consommations affiche l'historique detaille, jour par jour, de toutes les consommations importees. Utilisez-la pour :
La baseline est une moyenne. Plus il y a de donnees, plus elle est stable et representative. Un import quotidien est ideal. Au minimum, importez chaque fin de semaine pour avoir les donnees de la semaine complete.
Un nouvel ingredient dans votre fichier Excel ? Il ne sera pas comptabilise tant qu'une correspondance n'existe pas. Verifiez regulierement la page Correspondances.
Le calcul de commande se base sur le stock actuel. Un stock non mis a jour apres livraison entrainera des commandes en double.
Marquez les jours de fermeture au moins un mois a l'avance. Cela permet au systeme d'ajuster ses previsions pour les periodes speciales (vacances, feries).
Comparez regulierement le stock reel au stock du systeme. Corrigez les ecarts. Au fil du temps, les petites erreurs s'accumulent.
Chaque semaine, consultez le Recap commandes pour verifier que les erreurs de prevision restent dans le vert/orange. Des erreurs persistantes en rouge signalent un probleme de donnees.
Commencez avec les valeurs par defaut (B pour tous). Apres quelques semaines, passez en A les produits vraiment critiques et en C ceux qui sont peu importants. Ajustez en fonction des ruptures constatees.
Causes possibles : le stock n'a pas ete mis a jour apres une livraison, ou le niveau de service est trop eleve (A au lieu de B). Verifiez aussi que le lead time (delai de livraison) configure est correct : un delai trop long augmente la prevision.
Le stock actuel depasse encore le niveau cible S. Cela peut arriver si la consommation est faible (baseline basse). Verifiez que les imports sont a jour et que les correspondances couvrent bien toutes les consommations de ce produit.
Dans la fiche produit (Produits), le champ "nb semaines baseline" permet d'ajuster par produit. La valeur par defaut est 10 semaines. Augmentez pour lisser les variations saisonnieres, diminuez pour suivre les tendances recentes plus vite.
Le systeme detecte automatiquement les produits contenant "oeuf" dans leur nom et affiche une conversion en nombre d'oeufs (1 oeuf = 60g, 1 plaque = 30 oeufs).
Actuellement, un seul fournisseur peut etre associe par produit. Pour gerer des alternatives, creez le produit sous le fournisseur principal et notez les alternatives dans le champ reference ou commentaire.
Oui. Importez vos fichiers Excel passes en selectionnant la date correspondante pour chaque fichier. Le systeme integrera ces consommations dans la baseline. C'est recommande pour demarrer avec un historique suffisant (minimum 4-5 semaines, idealement 10+).
Les consommations seront doublees. Verifiez sur la page Consommations et supprimez les doublons si necessaire.